A magyar üzleti tárgyalások zömmel az irodákban zajlanak. Sok cég rendez be irodájában külön tárgyalótermeket. Az időpont egyeztetésekor érdemes figyelembe venni, hogy a magyarok is elvárják a pontosságot. A késés itthon sem elfogadott, ezért ha bármi miatt felmerül, hogy nem tudja tartani az időt, telefonáljon oda, lehetőleg jóval korábban – ez az udvariassági gesztus különösen a latin országokból érkezők számára okozhat gondot. Ugyanakkor, ha mi, magyarok késünk, a késést mindig plusz munkával, túlhajszoltsággal indokoljuk.
A német, a francia, vagy akár az uniós szokásokkal ellentétben nálunk még nem elterjedt az a nagyon hasznos szokás, hogy a tárgyalás időpontjának egyeztetésekor rögzítik azt is, hogy meddig fog tartani. Terjed viszont az az európai szokás, hogy az egyeztetéskor a tárgyalás időtartamára vonatkozóan egy mettől-meddig időpontot beszélnek meg, ez ma még a felsőszintű politikai, diplomáciai tárgyalásoknál figyelhető meg leginkább.
Sajnos a várakoztatás mindenhol előfordulhat. Ha várakoznia kell, tegye meg; de egy idő után – bár Magyarországon még elképednek – új időpontot kérve nyugodtan elköszönhet.
Egy esedékes találkozó megbeszélésekor mindig térjen ki arra is, hogy milyen nyelven fognak beszélgetni – nem evidens, hogy egy-egy elterjedt idegen nyelvet a cég minden munkatársa beszél. Elképzelhető, hogy tolmácsot is a külföldinek kell hoznia, ezért Magyarországra érkezéskor érdemes akár a nagykövetség bevonásával megismerkedni egy-két tolmáccsal és fordítóval.
Ha először megy egy céghez, célszerű megtudnia, van-e saját parkolóhelyük, különben magának kell másfél óránként leszaladgálnia a parkolóautomatához, hogy újabb érméket dobjunk be (a mobiltelefon segítségével történő parkolás egy külföldi számára esetleg nehézségekbe ütközik). Ha a cég nem tud saját parkolóhelyet biztosítani, célszerű taxival mennie.
Ha megérkezik a megbeszélésre egy magyar cég irodájába mindig vegye le a kabátját – ez a nőkre is vonatkozik. A titkárnővel nem kell kezet fogni, de barátságos arccal üdvözölje őt – ebben az észak-amerikaiak verhetetlenek.
A fogadó fél, miután kézfogásra nyújtotta a kezét, hellyel kínálja a vendéget. Mindig várja meg, hova ülhet. Soha ne üljön az ajtóval szemben levő fotelbe, az a házigazda helye. Ha ez egy ülőgarnitúra kanapé része, ne igyekezzenek önök, tisztelt uraim, szélesre tárt karjukat feltámasztani, lazán hátradőlve keresztbe rakni a lábukat. Ez az észak-amerikai „siker-orientált”, „győzni-jöttem” ülésmód a magyarokban nagy ellenszenvet válthat ki. Különösen nőként az a legcélszerűbb, ha a kanapé karfája mellé ül, és a derekát támasztva egyenes háttal a karfára teszi a karját. Az egyenes derék az egész világon a figyelem jele, mégha a lazán elegáns franciák úgy is gondolják, hogy lehet félig fekve is figyelni. Ha a garnitúra házigazdával szemben levő foteljében kínálják hellyel, ne dőljön előre, ha rá akarja beszélni őt valamire. Nyugodtan ülve olyan metabeszéd-elemeket használjon, amelyek hatására a házigazda dől előre – ettől kezdve nyert ügye van. Ezek az apró fogások azért hatékonyak Magyarországon, mert a metakommunikáció ma még érintőleges része a felsőfokú képzésnek, tehát tudatosan nem tudják kivédeni ezeket. Az ülőgarnitúránál folyó beszélgetés 20-40 perc.
Figyeljen arra, hogy a fogadó fél mikor fejezi be a tárgyalást (nem kérdez többet, esetleg a két karját könyökkel kifelé a combjára helyezi, stb.) Ilyenkor a vendég megköszöni a beszélgetést, feláll, ezt követően a házigazda is, az ajtóban kézfogással elköszönnek.
A tárgyalás legeredményesebben egy asztalnál zajlik. Annak ellenére, hogy a magyar üzletemberek ma még telepakolják az asztalukat státusz-szimbólumaikkal (mobiltelefon, laptop, márkás diplomatatáska stb.), ön ne tegye ezt. Lenyűgöző hatást tud kiváltani egy bőrbe kötött notesz és egy márkás toll is. Néha a kevesebb több! Az üzletasszonyok figyelmét külön szeretnénk felhívni, hogy semmiféle táskát nem illik az asztalra rakni, sem tárgyaláskor, sem étteremben.
Az üzleti megbeszélésekre a férfiaknak javasolt öltözet az öltöny, ing, nyakkendő, míg a nőknek a kosztüm, hűvös időben a nadrágkosztüm. Kerülje a sportos megjelenést – a slacks (sportos öltözet) maradjon meg a sportolással egybekötött alkalmakon való viseletnek. Egyre gyakrabban vannak olyan üzleti megbeszélések, amelyeket „laza” környezetben, de nem sportolási céllal tartanak. Ilyenkor a coat-no-tie öltözet ajánlott (tehát nem sportos, pulóveres, hanem zakó, nadrág és ing nyakkendő nélkül, garbó stb.).
Az irodában folyó megbeszéléseken az első kérdés, hogy mivel kínálhatják meg a vendéget. Mindig kérjen, ha mást nem, egy pohár ásványvizet. Ugyanis ha a meghívott nem fogyaszt.., a házigazda sem fog kérni magának semmit. A magyarok igen gyakran isznak kávét, ráadásul abból is az erős eszpresszót, amit az olaszok és a dél-amerikaiak értékelnek, de ez a fajta kávé mindenki más számára riasztó. Sok helyen ismerik, és egyre többen fogyasztják is az úgynevezett „hosszú kávét” vagy a kapucsínót. Mindig csak abból válasszon, amit felkínálnak. A magyar vendéglátók zavarba jönnek, ha nemet kell mondani, így fordulhat elő ilyen esetekben, hogy egy-egy kérés hallatán a titkárnő pánikszerűen átrohan a szemben levő közértbe, hogy a kért dolgot beszerezze. A tea nálunk a nemzetközileg ismert filteres fajta. Az Európában dolgozó britek feltehetően már tudják, hogy ehhez a teához értelmetlen tejet kérni, mert gyenge és többnyire langyos is. Ne lepődjön meg, ha a titkárnő az asztalra teszi ön elé az ásványvizes üveget, a nyitót és a poharat – önnek kell kinyitnia.
Az észak-amerikaiaknak hozzá kell szokniuk, hogy Magyarországon csak bizonyos italokat adnak jégkockával, de ahhoz sem jár olyan mennyiségű, mint azt otthon megszokták.
Ha hivatalos tárgyaláson bárhol alkoholos itallal kínálnák, nyugodtan utasítsa vissza – hivatkozhat gyomorbántalmakra, vagy hogy autóval érkezett, és ezért nem fogyaszthat ilyen italt. Az ukrán, orosz, grúz és más, az alkohol fogyasztását lazábban értelmező cégek Magyarországon élő tulajdonosai magyar vendégüket ne kínálják erős italokkal, mert ezzel feltehetően nagyon kényelmetlen helyzetbe hozzák üzleti partnerüket.
A munkaebédre szóló meghívás – jó tudatni a külföldiekkel – nem mindig jelenti azt, hogy a meghívó fél fizeti a számlát. Magyarországon szokás az üzleti ajándékozás. Erre sokszor még év közben is sor kerülhet, ha az érkező vendég nem tölt itt sok időt vagy éppen távozik. Év végén – mondhatni egész decemberben – azonban fel kell készülni a nagy ajándékozási rohamra, ugyanis a magyar cégek el is várják a viszontajándékot.
De mi lehet üzleti ajándék, és mi az, ami nem alkalmas erre? Az üzleti partnernek küldött figyelmesség soha ne legyen személyes tárgy – például ékszer vagy öltözet. Az ékszer kategóriából egyedül az óra, az öltözetből a kiegészítők jöhetnek számításba, mint amilyen egy nyakkendő, egy sál vagy egy kendő. A bőrtáska, az irattartó, vagy egy íróasztal-szett jó ajándék, mint ahogy annak számít egy márkás toll, az organizer, vagyis az elektronikus határidőnapló vagy más, az irodában használható elektronika. Ajándékozáskor ne feledkezzen meg állandó partnerei titkárnőiről sem. Nekik küldhet márkás, minőségi csokoládét, likőrt, asztali naptárat, selyemkendőt, esernyőt stb. Ha ön Magyarországon élő külföldiként küld partnerének ajándékot, annak nem kell tükröznie az ön nemzetiségét, hiszen Magyarországon tartózkodik. A nemzeti ajándékot bízza a pár napra érkező főnökeire. Ha italt ajándékoz, az legyen díszdobozban.
Az állami szférában dolgozó magyar vezető esetében, még az ajándékküldés előtt, érdemes megtudnia, hogy az adott intézményben egyáltalán elfogadhatnak-e ajándékot. Törvényes szabályozása az üzleti ajándékozásnak nincs, de sok helyen ezt a helyi vezetők írják elő (lehet-e ajándékot elfogadni, ha igen, milyen értékhatárig stb.) a minisztériumokra vagy az intézetükre vonatkoztatva. Az ajándékot legjobb küldeni, ne felejtse mellékelni névjegyét az üdvözlőlaphoz csatolva. Ha személyesen adja át az ajándékot, ez mindig a tárgyalás végén történjen, mikor az asztaltól felállnak, de a csomagot az asztalon keresztül nem illik átnyújtani. A hivatalos ajándékot nem kell kibontani. A kapott ajándékot illik, de nem kötelező viszonozni, de mindig meg kell köszönni – szóban vagy írásban.
